Документооборот

Работа с документами любых типов.

•     Работа с документами:
•     Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТам, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

• Внутренние документы и файлы - в структуре папок с учетом прав доступа
• Структура - в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов
• Каждой папке - разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций.
• Все данные программы ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.

• Автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
• Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

• Загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.

• Любой документ или файл -отправить по электронной почте непосредственно из программы. Загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты.

• Повседневная работа с документами и файлами - непосредственно на "рабочем столе";
• Список редактируемых документов и список невыполненных задач, доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования.
• Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
• При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
• Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию.
• Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение. 

• по всем полям карточек,
• по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков.

• Ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы.
• Отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

• Индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам.
• Рабочий стол пользователя
• Рабочий стол секретаря
• Рабочий стол руководителя отдела
• Рабочий стол директора
• Ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы