Цифровизация бизнес-процессов в России ускоряется, и одним из ключевых этапов становится переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). Уже с 1 сентября 2026 года использование ЭПД станет обязательным для всех участников грузоперевозок.
Это не просто формальность. Речь идёт о полном отказе от бумажных транспортных накладных и переходе на цифровую систему, контролируемую государством.
Основное требование закреплено в Федеральном законе №140-ФЗ от 07.06.2025 publication.pravo.gov.ru
В этой статье подробно разберём:
Это не просто формальность. Речь идёт о полном отказе от бумажных транспортных накладных и переходе на цифровую систему, контролируемую государством.
Основное требование закреплено в Федеральном законе №140-ФЗ от 07.06.2025 publication.pravo.gov.ru
В этой статье подробно разберём:
- как работает система ЭПД;
- кого затрагивает переход;
- какие риски есть у бизнеса;
- и как внедрить ЭПД без сбоев.
Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД)
ЭПД — это цифровые документы, которые полностью заменяют бумажные при оформлении перевозок.
Они обладают юридической силой при соблюдении трёх условий:
Правовая база:
ЭПД используются во всех типах перевозок:
Они обладают юридической силой при соблюдении трёх условий:
- оформлены в утверждённом формате (XML);
- подписаны электронной подписью;
- переданы через аккредитованного оператора.
Правовая база:
- ФЗ №102-ФЗ от 29.05.2024 publication.pravo.gov.ru (приравнивает ЭПД к бумажным документам)
- Постановление Правительства РФ №931 publication.pravo.gov.ru (регламентирует обмен через ГИС ЭПД)
ЭПД используются во всех типах перевозок:
- автомобильных;
- железнодорожных;
- морских и речных;
- авиационных;
- мультимодальных.
Почему переход на ЭПД обязателен с 2026 года
С 1 сентября 2026 года:
Это означает - если компания не перешла на ЭПД — перевозки фактически остановятся.
ФНС уже начала подготовку бизнеса:
- бумажные транспортные документы перестают использоваться;
- налоговая и бухгалтерия принимают только электронные формы;
- контроль осуществляется через государственную систему.
Это означает - если компания не перешла на ЭПД — перевозки фактически остановятся.
ФНС уже начала подготовку бизнеса:
- уведомления размещаются в личных кабинетах налогоплательщиков;
- усиливается контроль за документооборотом.
Кого касается переход на ЭПД
Одна из ключевых ошибок бизнеса — считать, что ЭПД нужны только перевозчикам.
На практике система затрагивает:
Грузоотправителей - Любая компания, которая отгружает товар через перевозчика.
Перевозчиков - Все транспортные и логистические компании.
Грузополучателей - Розница, склады, дистрибуция.
Экспедиторов - Компании, организующие перевозки.
На практике система затрагивает:
Грузоотправителей - Любая компания, которая отгружает товар через перевозчика.
Перевозчиков - Все транспортные и логистические компании.
Грузополучателей - Розница, склады, дистрибуция.
Экспедиторов - Компании, организующие перевозки.
Виды электронных перевозочных документов
Основные виды:
Каждый документ имеет строгую структуру и формат.
- электронная транспортная накладная (ЭТрН);
- электронный путевой лист;
- заказ-наряд;
- договор фрахтования;
- сопроводительная ведомость;
- заявки на перевозку.
Каждый документ имеет строгую структуру и формат.
Что нужно бизнесу для перехода на ЭПД
1. Подключение к оператору ЭДО - Без оператора работать нельзя.
2. Получение электронной подписи - Для всех сотрудников, которые участвуют в документообороте.
3. Настройка 1С или другой системы - Автоматизация — ключ к снижению ошибок.
Мы, рекомендуем использовать сервис 1С:ЭПД — решение для работы с электронными перевозочными документами.
Он позволяет:
4. Настройка МЧД (машиночитаемых доверенностей)
5. Обучение сотрудников
2. Получение электронной подписи - Для всех сотрудников, которые участвуют в документообороте.
3. Настройка 1С или другой системы - Автоматизация — ключ к снижению ошибок.
Мы, рекомендуем использовать сервис 1С:ЭПД — решение для работы с электронными перевозочными документами.
Он позволяет:
- формировать ЭПД прямо в 1С;
- автоматически передавать документы;
- контролировать статусы;
- минимизировать ошибки.
4. Настройка МЧД (машиночитаемых доверенностей)
5. Обучение сотрудников
Преимущества перехода на ЭПД
Переход на электронные перевозочные документы даёт бизнесу не просто формальное соответствие требованиям закона, а ощутимые операционные и финансовые преимущества. В первую очередь речь идёт о снижении затрат: компании сокращают расходы на печать, доставку и хранение бумажных документов, а также уменьшают трудозатраты сотрудников, связанные с их обработкой. По оценкам участников рынка, экономия может достигать до 70% затрат на документооборот. Одновременно значительно ускоряются бизнес-процессы — оформление, передача и подписание документов происходят практически в режиме реального времени, благодаря чему взаиморасчёты между участниками перевозки могут закрываться не за недели, а в течение нескольких часов после завершения доставки.
Дополнительным эффектом становится прозрачность всех этапов перевозки: каждая сторона видит статус документа и груза, что упрощает контроль и снижает количество спорных ситуаций. Электронный формат также минимизирует ошибки, поскольку документы проходят автоматическую проверку на корректность и полноту данных ещё до подписания. Важным преимуществом является и удобство использования: доступ к документам возможен с любого устройства, а проверка осуществляется по QR-коду без необходимости иметь при себе бумажные экземпляры, что особенно актуально для водителей и проверяющих органов.
Дополнительным эффектом становится прозрачность всех этапов перевозки: каждая сторона видит статус документа и груза, что упрощает контроль и снижает количество спорных ситуаций. Электронный формат также минимизирует ошибки, поскольку документы проходят автоматическую проверку на корректность и полноту данных ещё до подписания. Важным преимуществом является и удобство использования: доступ к документам возможен с любого устройства, а проверка осуществляется по QR-коду без необходимости иметь при себе бумажные экземпляры, что особенно актуально для водителей и проверяющих органов.
Почему важно внедрить ЭПД уже сейчас
При этом откладывать внедрение ЭПД нецелесообразно. Практика показывает, что полноценный переход на электронный формат занимает в среднем от двух до шести месяцев, включая выбор оператора, настройку систем, получение электронных подписей и обучение сотрудников. По мере приближения установленного законом срока нагрузка на операторов и интеграторов будет расти, что может привести к задержкам в подключении и внедрении. Компании, которые начнут подготовку в последний момент, рискуют столкнуться с ситуацией, когда к моменту вступления требований в силу их процессы окажутся неготовыми, а это напрямую влияет на возможность отгрузки и приёмки товаров. Поэтому оптимальная стратегия — начать внедрение заранее, чтобы спокойно протестировать процессы и обеспечить бесперебойную работу бизнеса после 1 сентября 2026 года.