Обязательный электронный обмен транспортными накладными с 2026 года: ГИС ЭПД, требования и переход

2026-01-27 18:58 Сервисы 1С Электронные перевозочные документы (ЭПД)

С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу обязательное требование об электронном обмене транспортными накладными. Это означает, что все компании, участвующие в грузоперевозках, должны будут оформлять и передавать перевозочные документы исключительно в электронном виде.

Изменения закреплены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и являются частью масштабного перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД). Разберём, кого коснутся новые требования, какие документы переходят в электронный формат, как работает ГИС ЭПД и что бизнесу нужно сделать уже сейчас, чтобы избежать рисков и штрафов.

Что именно меняется с 1 сентября 2026 года

Главное изменение — электронный формат транспортной накладной становится обязательным, а не рекомендованным, как сейчас.
Это означает:

бумажные транспортные накладные перестают быть допустимыми;
обмен документами между участниками перевозки должен происходить через государственную систему;
юридическую силу будут иметь только электронные перевозочные документы, оформленные по установленным требованиям.

Переход закреплён в 140-ФЗ и дополняет уже действующую нормативную базу по электронным перевозочным документам.

Какие документы относятся
к электронным перевозочным документам (ЭПД)

Электронные перевозочные документы — это цифровые аналоги привычных бумажных форм, которые используются при организации и учёте грузоперевозок.
К ним относятся:

транспортная накладная;
путевой лист (в электронном виде);
заказ-наряд;
экспедиторские документы;
сопроводительные документы на груз.

Все эти документы формируются, подписываются и передаются в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Что такое ГИС ЭПД и зачем она нужна

Электронный обмен перевозочными документами осуществляется через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
ГИС ЭПД — это единая федеральная система, которая обеспечивает:

формирование электронных перевозочных документов;
приём и передачу ЭПД между участниками перевозки;
проверку корректности данных;
хранение документов;
доступ контролирующих органов к информации.

Работа системы регламентирована постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

ВАЖНО ПОНИМАТЬ:
компании не взаимодействуют с ГИС ЭПД напрямую, подключение осуществляется через официальных операторов.

Кто обязан перейти на электронные транспортные накладные

Требование распространяется на всех участников процесса грузоперевозки, в том числе:

грузоотправителей;
грузополучателей;
перевозчиков;
экспедиторов;
логистические компании;
организации, использующие собственный транспорт для доставки товаров.

Форма собственности и система налогообложения значения не имеют — обязанность универсальна.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Подключение к системе возможно только через аккредитованных операторов ЭПД.
Оператор обеспечивает:

техническое подключение к ГИС ЭПД;
формирование документов по утверждённым форматам;
подписание и обмен ЭПД;
интеграцию с учётными системами (в том числе 1С).

Почему важно подготовиться заранее, а не в 2026 году

Хотя обязательный переход установлен на 1 сентября 2026 года, откладывать внедрение крайне рискованно.
Возможные проблемы при позднем переходе:

срыв перевозок из-за неоформленных документов;
невозможность подтвердить хозяйственные операции;
претензии со стороны ФНС и контролирующих органов;
штрафы и административная ответственность;
нагрузка на сотрудников в период массового перехода.

Компании, которые начнут внедрение заранее:

спокойно адаптируют бизнес-процессы;
обучат сотрудников;
протестируют интеграции;
минимизируют операционные риски.

Как электронные транспортные накладные влияют
на бизнес-процессы

Переход на ЭПД — это не просто смена формата, а изменение логики работы с документами.
Основные преимущества:

сокращение времени оформления перевозок;
отсутствие потерь документов;
прозрачность статусов;
упрощение проверок;
снижение затрат на бумагу, хранение и доставку;
более быстрая сверка и закрытие периодов.

Для бухгалтерии и ИТ-службы это означает меньше ручных операций и меньше ошибок.

Как подготовиться к обязательному переходу: пошаговый план

1. Проанализировать текущие процессы

какие перевозки есть;
какие документы оформляются;
кто участвует в процессе.

2. Выбрать оператора ЭПД

наличие аккредитации;
опыт работы;
поддержка 1С;
техническая поддержка.

3. Настроить интеграцию

с 1С или другой учётной системой;
с ЭДО;
с внутренними регламентами.

4. Обучить сотрудников

бухгалтерия;
логистика;
ИТ.

5. Запустить пилот

начать с части перевозок;
отработать типовые сценарии.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли продолжать использовать бумажные накладные после 1 сентября 2026 года?
Нет. Бумажные транспортные накладные утратят юридическую силу.
Нужно ли подключаться к ГИС ЭПД, если перевозки редкие?
Да. Частота перевозок значения не имеет.
Можно ли работать без 1С?
Да, но при использовании 1С процесс интеграции и учёта существенно проще.

Итог

Обязательный переход на электронный обмен транспортными накладными — это не формальность, а серьёзное изменение для бизнеса. Компании, которые начнут подготовку заранее, получат не только соответствие законодательству, но и более эффективные бизнес-процессы.

Если вы используете 1С и участвуете в грузоперевозках — сейчас оптимальный момент начать переход на ЭПД, а не ждать сентября 2026 года.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию нашего эксперта по подключению сервиса. Мы проанализируем ваши бизнес-процессы и предложим оптимальное решение под ваш бюджет и задачи.
ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ