В условиях современного бизнеса, зачастую в рамках одной компании действует несколько юридических лиц. Одно юр.лицо на общей системе налогообложения занимается закупками и оптовыми продажами, несколько ИП на ЕНВД ведут розничную торговлю.
При этом, часто возникает следующая потребность: операции по разным юр.лицам оформляют различные пользователи, видеть эти пользователи должны только «свои» документы. 1С «Управление торговлей 11» позволяет решить эту задачу с помощью механизма ограничения прав доступа.
Программа «1С Управление торговлей 11» позволяет вести учет от лица нескольких юридических лиц в рамках одной информационной базы, получая в результате единую целостную картину по состоянию дел в холдинге в целом.
Итак, сформулируем задачу:
Холдинг состоит из двух юридических лиц. Оптовая продажа происходит от имени одного юридического лица (ООО Опт), продажа в розницу – от имени другого (ООО Розница). Операции по различным юридическим лицам оформляют разные пользователи. Необходимо настроить УТ11, чтобы пользователям были доступны только документы по «своим» организациям.
В программе 1С Управление Торговлей 11 мы реализуем следующий алгоритм:
- Заведем две организации в программе
- Создадим пользователей, ответственных за оптовые продажи и за розничные продажи
- Отразим операции от лица обеих организаций
- С помощью механизма «ограничение доступа» в рамках групп доступа пользователей, ограничим видимость соответствующих документов пользователями
- Продемонстрируем результат
Прежде всего необходимо завести две организации. Для этого необходимо включить соответствующую функциональную опцию:
Заводим организации:
Создадим пользователей в системе:
Отразим операции поступления для организации «ООО Опт»:
И операции продажи для обеих организаций:
Обратите внимание, никаких настроек по доступу мы еще не заводили, и видим сейчас операции для всех организаций.
А теперь перейдем к главному: настройка ограничений доступа. Именно эта настройка позволяет разделить операции, выполняемые от лица той или иной организации между пользователями, что, по сути, является распределением должностных обязанностей на уровне программы.
Для пользователя «Петров (оптовые продажи)» необходимо ограничить видимость документов в контуре ООО «Опт».
Приступим к настройкам. Для начала создадим и настроим непосредственно группу доступа «Менеджеры оптовых продаж»:
Обратите внимание, ключевой настройкой для нашего примера является настройка ограничения доступа по организациям.
Мы запрещаем пользователю доступ ко всем организациям, кроме одной:
Непосредственно из формы настройки группы доступа, добавим в нее пользователя «Петров (оптовые продажи)»:
Аналогичного результата можно добиться непосредственно из карточки пользователя в системе:
Проведем аналогичные действия, но для организации «ООО Розница», в итоге получим новую группу доступа и включим в нее ранее созданного пользователя:
Давайте проверим, что у нас получилось. Зайдем в программу под пользователем «Петров (оптовые продажи)»:
В разделе «Продажи» видим только документы Опт ООО:
Если же мы зайдем с логином «Сидоров (розничные продажи)», то в разделе документов продажи увидим другую картину:
Таким образом, мы очень быстро и элегантно решили задачу распределения должностных обязанностей на уровне программы, не прибегая ни к каким доработкам, программированию и т.п.
Стоит отметить, что рассмотренный пример - это лишь одна из возможностей механизма ограничения прав доступа.
Программа позволяет настраивать видимость документов не только в разрезе организаций, но и подразделений организаций. Можно ограничивать доступ к различным объектам системы, разделам программы и многое другое.
Фактически, ограничение прав доступа позволяет сформировать рабочее место сотрудника в том виде и с отображением только той информации, которая необходима только ему. Причем все это не требует программирования. Гибкость системы – одно из основных преимуществ УТ11 перед программными продуктами более ранних версий.