Возможности дистанционного контроля текущих показателей в программе 1С

Менеджерам всех уровней необходима самая актуальная информация о состоянии дел на предприятии для оперативного принятия управленческих решений. Конечно, для этого достаточно зайти в учетную систему и посмотреть нужные отчеты. А что, если возможности оперативно зайти в программе нет? Или один и тот же отчет требуется просматривать регулярно? Рассмотрим одно из решений этой задачи на примере программы 1С-Предприятие:Управление Торговлей. Итак, знакомимся с отличной возможностью - автоматической рассылкой отчетов из программы 1С.

В программном продукте “Управление торговлей 11” предусмотрена возможность получать уже готовые отчеты на электронную почту прямо из программы. Где это найти и как это настроить? Сегодняшняя статья посвящена этому вопросу.

Где найти рассылку отчетов?

   В разделе «НСИ и администрирование» есть пункт «Печатные формы, отчеты и обработки» в меню «Отчеты и обработки» доступна команда «Рассылки отчетов», при нажатии на которую открывается список рассылок, где указано, какой отчет кому и когда следует отправить. Например, одна рассылка предназначается лично директору предприятия, другая – руководителю отдела продаж и т.д.

Какие существуют виды рассылок ?

   При создании новой рассылки необходимо указать ее вид в поле «Отправлять».

Существует 3 вида рассылок:

• Отчеты указанным пользователям – каждый пользователь получит тот же самый отчет.
• Свой отчет для каждого пользователя – каждый пользователь получает свой личный отчет.
• Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получит только тот пользователь,который создает рассылку. Указать список получателей нельзя, внести изменения в рассылку может только пользователь, ее создавший, или администратор системы.

   Перечень рассылаемых отчетов необходимо указать на закладке «Отчеты» с помощью кнопки «Подобрать».

 Конкретные настройки (период, отборы и т.д.) выбранного варианта отчета настраиваются в нижней части окна.

Если выбран вид рассылки «Свой отчет для каждого пользователя», то можно указать в настройках конкретного пользователя-получателя, для которого формируется данный отчет.

Расписание отправки отчетов

   Чтобы задать периодичность формирования и отправки отчетов, необходимо на закладке «Расписание» поставить галочку «Выполнять по расписанию».

   Рассылку можно осуществлять:

• ежедневно;
• еженедельно;
• ежемесячно;
• произвольный период.

 Доставка писем:

• Если выбран вид рассылки «Только мне» (личная рассылка автора), то письмо будет отправлено по единственному адресу, указанному в поле «Почтовый адрес».
• Если выбран вид рассылки «Свой отчет для каждого пользователя», то письмо будет отправлено всем адресатам, указанным в отдельном списке.
• При виде рассылки «Отчеты указанным пользователям», кроме отправки отчета по электронной почте становится доступной возможность сохранить отчет в папку, в сетевой каталог или на FTP-ресурс (галочка «Публиковать»).

   Также необходимо указать список пользователей, который будет отправляться данный отчет.

Если установлены обе галочки («Публиковать» и «Отправлять по электронной почте»), то отчет будет и отправляться по почте и одновременно сохраняться в указанную при настройке папку.

   При установке галочки «Отправлять только уведомления» на почту будет приходить только уведомление о составленном отчете с указанием пути, где он сохранен. Если же галочка не установлена, то отчет будет присоединен к письму как вложение.

Каков формат отчета?

   Можно выбрать формат файла, в котором будет сохранен сформированный отчет. Это выполняется на закладке «Дополнительно».

По умолчанию используется формат HTML. Другой формат можно выбрать из приведенного списка предоставляемого системой:

Для экономии места сформированные отчеты можно упаковать в ZIP-архив. Параметры архива можно также указать на закладке «Дополнительно».

Результат рассылки отчетов

   В соответствии с указанными настройками письмо с рассылкой выглядит следующим образом.

Определение прав доступа к рассылкам отчетов

    Для работы с функционалом рассылок отчетов у пользователя информационной базы необходимо установить роль «Добавление изменение рассылок отчетов». Эта роль дает возможность изменять и добавлять рассылки, за исключением личных рассылок других пользователей.

Администраторы системы, у которых установлены полные права, имеют возможность изменять и добавлять рассылки, в том числе личные рассылки других пользователей.

Заключение

   Вот так легко можно отслеживать состояние дела на предприятии находясь в любой точке мира. Следует отметить, что данный функционал в базируется на «Библиотеке стандартных подсистем», поэтому описанные выше действия применимы и к другим конфигурациям, основанным на «Библиотеке стандартных подсистем», например, «1С:Управление небольшой фирмой» и «1С:Документооборот 8».