С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу обязательное требование об электронном обмене транспортными накладными. Это означает, что все компании, участвующие в грузоперевозках, должны будут оформлять и передавать перевозочные документы исключительно в электронном виде.
Изменения закреплены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и являются частью масштабного перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД). Разберём, кого коснутся новые требования, какие документы переходят в электронный формат, как работает ГИС ЭПД и что бизнесу нужно сделать уже сейчас, чтобы избежать рисков и штрафов.
Изменения закреплены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и являются частью масштабного перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД). Разберём, кого коснутся новые требования, какие документы переходят в электронный формат, как работает ГИС ЭПД и что бизнесу нужно сделать уже сейчас, чтобы избежать рисков и штрафов.
Что именно меняется с 1 сентября 2026 года
Главное изменение — электронный формат транспортной накладной становится обязательным, а не рекомендованным, как сейчас.
Это означает:
Это означает:
- бумажные транспортные накладные перестают быть допустимыми;
- обмен документами между участниками перевозки должен происходить через государственную систему;
- юридическую силу будут иметь только электронные перевозочные документы, оформленные по установленным требованиям.
Какие документы относятся
к электронным перевозочным документам (ЭПД)
Электронные перевозочные документы — это цифровые аналоги привычных бумажных форм, которые используются при организации и учёте грузоперевозок.
К ним относятся:
К ним относятся:
- транспортная накладная;
- путевой лист (в электронном виде);
- заказ-наряд;
- экспедиторские документы;
- сопроводительные документы на груз.
Что такое ГИС ЭПД и зачем она нужна
Электронный обмен перевозочными документами осуществляется через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
ГИС ЭПД — это единая федеральная система, которая обеспечивает:
ГИС ЭПД — это единая федеральная система, которая обеспечивает:
- формирование электронных перевозочных документов;
- приём и передачу ЭПД между участниками перевозки;
- проверку корректности данных;
- хранение документов;
- доступ контролирующих органов к информации.
ВАЖНО ПОНИМАТЬ:
компании не взаимодействуют с ГИС ЭПД напрямую, подключение осуществляется через официальных операторов.
Кто обязан перейти на электронные транспортные накладные
Требование распространяется на всех участников процесса грузоперевозки, в том числе:
- грузоотправителей;
- грузополучателей;
- перевозчиков;
- экспедиторов;
- логистические компании;
- организации, использующие собственный транспорт для доставки товаров.
Как подключиться к ГИС ЭПД
Подключение к системе возможно только через аккредитованных операторов ЭПД.
Оператор обеспечивает:
Оператор обеспечивает:
- техническое подключение к ГИС ЭПД;
- формирование документов по утверждённым форматам;
- подписание и обмен ЭПД;
- интеграцию с учётными системами (в том числе 1С).
Почему важно подготовиться заранее, а не в 2026 году
Хотя обязательный переход установлен на 1 сентября 2026 года, откладывать внедрение крайне рискованно.
Возможные проблемы при позднем переходе:
Компании, которые начнут внедрение заранее:
Возможные проблемы при позднем переходе:
- срыв перевозок из-за неоформленных документов;
- невозможность подтвердить хозяйственные операции;
- претензии со стороны ФНС и контролирующих органов;
- штрафы и административная ответственность;
- нагрузка на сотрудников в период массового перехода.
Компании, которые начнут внедрение заранее:
- спокойно адаптируют бизнес-процессы;
- обучат сотрудников;
- протестируют интеграции;
- минимизируют операционные риски.
Как электронные транспортные накладные влияют
на бизнес-процессы
Переход на ЭПД — это не просто смена формата, а изменение логики работы с документами.
Основные преимущества:
Основные преимущества:
- сокращение времени оформления перевозок;
- отсутствие потерь документов;
- прозрачность статусов;
- упрощение проверок;
- снижение затрат на бумагу, хранение и доставку;
- более быстрая сверка и закрытие периодов.
Как подготовиться к обязательному переходу: пошаговый план
1. Проанализировать текущие процессы
- какие перевозки есть;
- какие документы оформляются;
- кто участвует в процессе.
- наличие аккредитации;
- опыт работы;
- поддержка 1С;
- техническая поддержка.
- с 1С или другой учётной системой;
- с ЭДО;
- с внутренними регламентами.
- бухгалтерия;
- логистика;
- ИТ.
- начать с части перевозок;
- отработать типовые сценарии.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли продолжать использовать бумажные накладные после 1 сентября 2026 года?
Нет. Бумажные транспортные накладные утратят юридическую силу.
Нужно ли подключаться к ГИС ЭПД, если перевозки редкие?
Да. Частота перевозок значения не имеет.
Можно ли работать без 1С?
Да, но при использовании 1С процесс интеграции и учёта существенно проще.
Нет. Бумажные транспортные накладные утратят юридическую силу.
Нужно ли подключаться к ГИС ЭПД, если перевозки редкие?
Да. Частота перевозок значения не имеет.
Можно ли работать без 1С?
Да, но при использовании 1С процесс интеграции и учёта существенно проще.
Итог
Обязательный переход на электронный обмен транспортными накладными — это не формальность, а серьёзное изменение для бизнеса. Компании, которые начнут подготовку заранее, получат не только соответствие законодательству, но и более эффективные бизнес-процессы.
Если вы используете 1С и участвуете в грузоперевозках — сейчас оптимальный момент начать переход на ЭПД, а не ждать сентября 2026 года.
Если вы используете 1С и участвуете в грузоперевозках — сейчас оптимальный момент начать переход на ЭПД, а не ждать сентября 2026 года.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию нашего эксперта по подключению сервиса. Мы проанализируем ваши бизнес-процессы и предложим оптимальное решение под ваш бюджет и задачи.