1С:Документооборот: Управляем задачами и поручениями

 Постановка задач сотрудникам и контроль исполнения поручений всегда было и есть отдельной заботой руководящего состава. Традиционно для этого используют разные способы: бумажные приказы и инструкции, сообщения электронной почты и мессенжеров. И часто потом трудно отследить, как точно была поставлена задача и была ли она исполнена в срок.
  Сегодня поговорим именно об этом.

1С: Документооборот позволяет автоматизировать бизнес процесс постановки и исполнения задач, а также отслеживать этапы их исполнения, что повышает эффективность работы, а также дает возможность руководству оперативно получать информацию об исполнении задач.

 Постановка задачи

   Новую задачу можно создать на вкладке “Совместная работа”, пункт ”Задачи от меня”.

 Нажимаем кнопку “Создать” на панели действий.

  Существует несколько видов задач и у каждой свое предназначение:

• Согласование - предназначен для согласования документа с одним или несколькими лицами (коллегами)
• Исполнение - используется для выдачи поручений одному или нескольким сотрудникам с возможностью определения порядка, настройки контроля и проверки результата выполнения.
• Рассмотрение - используется для автоматизации рассмотрения документов. Рассматривающий сотрудник оставляет резолюцию по итогам рассмотрения.
• Ознакомление - используется для отправки материалов одному или нескольким коллегам на ознакомление, при этом автор не получит результата ознакомления. Если автору необходимо получить результат ознакомления, рекомендуется использовать процесс "Исполнение" или "Рассмотрение".
• Регистрация - используется для передачи на регистрацию входящего, исходящего или внутреннего документа.
• Утверждение - используется для передачи исходящего или внутреннего документа на утверждение руководителю или другому сотруднику.
• Приглашение - используется для приглашения на мероприятие, встречу, совещание или любое другое собрание.
• Комплексный процесс - предназначен для автоматизации составных процессов. Состоит из произвольного количества запланированных действий (типовых процессов), которые выполняются по заранее настроенному порядку и при определенных условиях.

   Рассмотрим вид задачи - исполнение, жмем “Создать процесс”.

   Далее выполняем следующие действия:

• Пишем название нашей задачи, при необходимости, можем дать подробное описание задачи,
• выбираем исполнителя,
• определяем общий срок исполнения,
• кто будет контролировать и проверять исполнение

   После этого жмем “Стартовать и закрыть”.

Выполнение задачи

   После старта процесса сотруднику стразу прилетает задача от постановщика на покупку канцелярских изделий. Её можно посмотреть на начальной странице программы в блоке “Задачи мне”.

   Или на закладке “Совместная работа” в пункте “Задачи мне”.

Теперь нам необходимо принять наше задачу к исполнению.

При необходимости можно задать уточняющий вопрос, или поставить одновременно задачу другому сотруднику. При выполнении задания жмем “Исполнено”.

Контроль и проверка поручения.

   Как только поручение выполнено сотрудником, постановщику поступает задача проверить выполнение поручения.

 Есть 2 варианта развития событий:

• Если у проверяющего есть замечания, то он пишет свой комментарий и отправляет его исполнителю с помощью кнопки «Вернуть». В этом случае исполнителю видит это поручение в списке «Мои задачи», а после исправления замечаний, добавляет новый комментарий и нажимает на кнопку «Выполнено».
• Если поручение выполнено успешно и нет никаких нареканий, проверяющий завершает поручение с помощью соответствующей кнопки.

   При этом есть возможность отследить действия сотрудников в процессе выполнения задачи. На вкладке “Совместная работа”, пункт “Все задачи” выбираем нужную нам, открываем и на закладке “Ещё” выбираем пункт “Открыть процесс”.

  На закладке “Задачи” видны все процессы задачи, выполненные в процессе выполнения поручения.

 Этот механизм легок и очень удобен, не нужно никуда ходить, звонить или отсылать письма по почте, которые очень части попадают в спам.

   Благодаря этим возможностям 1С: Документооборота можно существенно уменьшить число высказываний сотрудников: «Я не видел, не слышал, не знаю» и т.п.

  Более того, программа содержит большое количество отчетов, которые позволяют осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений, увидеть объективную картину по выданным задачам, об исполнительской дисциплине и других, описание которых заслуживает отдельной статьи.

   Программа «1С: Документооборот» должна стать каждодневным помощником руководителя!